Advies 582: Uitnodiging tot inschrijving op 24 december is niet proportioneel

De klacht ziet op een meervoudig onderhandse procedure voor een overheidsopdracht voor diensten met betrekking tot de ontwikkeling van een innovatielab. Geklaagd wordt, onder meer, over extreem korte termijnen in de kerstperiode, onvoldoende transparantie over het voorwerp van de opdracht, bevoordeling van de zittende dienstverlener en de beoordeling van de inschrijving van de ondernemer.  

Klachtonderdeel 1

De ondernemer klaagt dat de aanbesteder met het hanteren van extreem korte termijnen in de kerstperiode in strijd heeft gehandeld met het proportionaliteitsbeginsel. De Commissie oordeelt hierover als volgt. Voor de meervoudig onderhandse procedure zijn in de Aanbestedingswet geen minimumtermijnen voorgeschreven. Op grond van artikel 1.16 Aw 2012 dienen de termijnen bij een meervoudig onderhandse procedure proportioneel te zijn. Naar het oordeel van de Commissie is het niet proportioneel om een uitnodiging tot inschrijving te versturen op 24 december in de middag, de uiterste termijn voor het stellen van vragen te bepalen op 31 december en de uiterste termijn voor het indienen van een inschrijving op 7 januari te bepalen. De aanbesteder heeft ook geen enkele rechtvaardiging aangevoerd voor deze planning van de procedure. Naar het oordeel van de Commissie is klachtonderdeel 1 dan ook gegrond.

Klachtonderdelen 2 en 3

In klachtonderdeel 2 klaagt de ondernemer dat het voorwerp van de opdracht onvoldoende transparant is en in klachtonderdeel 3 dat de aanbesteder zijn vragen niet goed heeft beantwoord. Naar het oordeel van de Commissie zullen niet alle redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijvers de opdracht op dezelfde wijze uitleggen. Aan de ene kant lijkt de opdracht te zien op de inhuur van een consultant die ondersteuning moet bieden voor de ontwikkeling van een innovatielab. Anderzijds vraagt de aanbesteder in de offerteaanvraag om een team. Op basis daarvan lijkt sprake te zijn van een opdracht die door een opdrachtnemer moet worden uitgevoerd: ondersteuning bieden in de vorm van een leertraject in het kader van de ontwikkeling van een innovatielab.

De ondernemer is kennelijk uitgegaan van de tweede uitleg. In dat kader heeft hij diverse vragen aan de aanbesteder gesteld om meer over de inhoud van de opdracht te weten te komen. Indien er sprake was van inhuur van een consultant beschikten de potentiële inschrijvers op basis van de offerteaanvraag reeds over voldoende informatie om een inschrijving te kunnen doen. Indien de aanbesteder de inhuur van een consultant voor ogen had, had het dan ook op zijn weg gelegen om dat naar aanleiding van de gestelde vragen duidelijk te maken. De aanbesteder heeft met de beantwoording van de gestelde vragen de onduidelijkheid in de offerteaanvraag over het voorwerp van de opdracht echter niet weggenomen. Naar het oordeel van de Commissie is het voorwerp van de opdracht op basis van de aanbestedingsstukken onvoldoende transparant. Ook heeft de aanbesteder naar aanleiding van gestelde vragen onvoldoende duidelijkheid gegeven over het voorwerp van de opdracht. Daarmee zijn de klachtonderdelen 2 en 3 gegrond.

Klachtonderdeel 4

De ondernemer klaagt dat de aanbesteder de zittende dienstverlener heeft bevoordeeld door de procedure te starten in de kerstvakantie, door extreem korte termijnen te hanteren, door de opdracht vaag te formuleren en door de door ondernemer gestelde vragen vaag te beantwoorden. Daarmee zou de aanbesteder opzettelijk een oneerlijk speelveld hebben gecreëerd. De argumenten die de ondernemer in dit kader aanvoert, zijn reeds in de vorige klachtonderdelen behandeld en deze klachtonderdelen heeft de Commissie gegrond bevonden.

De Commissie onderkent dat een kennisvoorsprong bij de zittende dienstverlener inherent is aan een aanbesteding waarbij wordt voortgebouwd op de eerdere dienstverlening. De aanbesteder handelt echter in strijd met de beginselen van gelijke behandeling en transparantie indien de zittende dienstverlener over meer relevante informatie beschikt dan de andere potentiële inschrijvers. Doordat het voorwerp van de opdracht op basis van de aanbestedingsstukken onvoldoende transparant is en de aanbesteder naar aanleiding van gestelde vragen onvoldoende duidelijkheid heeft gegeven over het voorwerp van de opdracht (zie de beoordeling van klachtonderdelen 2 en 3 hiervoor), heeft de aanbesteder naar het oordeel van de Commissie ook in strijd gehandeld met het beginsel van gelijke behandeling. Daarmee acht de Commissie klachtonderdeel 4 ook gegrond.

Klachtonderdeel 5

In klachtonderdeel 5 klaagt de ondernemer dat de aanbesteder bij de beoordeling van zijn inschrijving ten onrechte is afgeweken van de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria en dat hij daarmee in strijd heeft gehandeld met de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.

Naar aanleiding van de mededeling van de gunningsbeslissing heeft de ondernemer een klacht ingediend over de beoordeling van zijn inschrijving. Nadat het klachtenmeldpunt advies heeft uitgebracht, heeft de aanbesteder een herziene gunningsbeslissing aan de ondernemer gestuurd. Hierin is de toelichting op de beoordeling van de inschrijving van ondernemer gewijzigd ten opzichte van de eerdere mededeling van de gunningsbeslissing. Ook is een toelichting op de kenmerken en relatieve voordelen van de beoogde winnaar toegevoegd. In de onderbouwing van klachtonderdeel 5 volstaat de ondernemer met een verwijzing naar zijn eerdere (klacht)brieven aan de aanbesteder van vóór de herziene gunningsbeslissing. Daarmee is de onderbouwing van klachtonderdeel 5 niet gebaseerd op de inmiddels herziene gunningsbeslissing. Dit is voor de Commissie reden om dit klachtonderdeel niet verder in behandeling te nemen.