Advies 533: Gebruik digitaal aanbestedingsplatform ook bij meervoudig onderhandse aanbestedingen aanbevolen

De klacht ziet op een meervoudig onderhandse aanbesteding voor het sluiten van een raamovereenkomst met één ondernemer voor het verzorgen van opleidingen voor promovendi. De inschrijvingen dienen per e-mail te worden ingediend.

De ondernemer heeft zijn inschrijving per e-mail ingediend en klaagt dat zijn inschrijving ten onrechte als ongeldig terzijde is gelegd. Bij opening van de e-mail van de ondernemer heeft aanbesteder geconstateerd dat een bestand niet kon worden geopend en dat een aantal documenten ontbrak. Naar het oordeel van de Commissie is er dan ook sprake van een gebrek in de inschrijving van de ondernemer.

Dit gebrek mag niet worden hersteld omdat het alsnog indienen van een ingevuld en rechtsgeldig ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument, een rechtsgeldig ondertekende akkoordverklaring Programma van Eisen en een rechtsgeldig ondertekende akkoordverklaring concept Raamovereenkomst en Algemene Inkoopvoorwaarden niet kan worden aangemerkt als een klaarblijkelijk eenvoudige precisering of het rechtzetten van een kennelijke materiële fout. Met deze aanvulling zou naar het oordeel van de Commissie een nieuwe inschrijving worden ingediend. Bovendien zou niet objectief kunnen worden vastgesteld dat de documenten dateren van vóór het einde van de inschrijvingstermijn.

De Commissie is van oordeel dat de aanbesteder de inschrijving van de ondernemer terecht als ongeldig terzijde heeft gelegd zonder ondernemer nog in de gelegenheid te stellen het gebrek in zijn inschrijving te herstellen en acht de klacht ongegrond.

Aanbeveling

De Commissie beveelt aanbestedende diensten aan om ook bij meervoudig onderhandse procedures gebruik te maken van een digitaal aanbestedingsplatform. Indien aanbestedende diensten echter ervoor kiezen de verzoeken tot deelneming of inschrijvingen per e-mail te laten indienen, beveelt de Commissie hen tevens aan om zoveel mogelijk ruimte in de aanbestedingsstukken te bieden om eventuele gebreken in de verzoeken tot deelneming of inschrijvingen als gevolg van technische problemen bij de indiening per e-mail te mogen herstellen.