Advies 484 : Is de offerte tijdig per e-mail ingediend?

Tussen de aanbesteder en de ondernemer is een raamovereenkomst tot stand gekomen. De klacht ziet op een nadere offerteaanvraag onder die raamovereenkomst voor een overheidsopdracht voor diensten betreffende het schrijven van praktijkvoorbeelden op het gebied van inkopen in het sociaal domein, maatschappelijk verantwoord inkopen, circulair inkopen en innovatiegericht inkopen.

In de nadere offerteaanvraag is bepaald dat de nadere offertes per e-mail dienen te worden verzonden. De ondernemer heeft om 11:59 uur een e-mail met zijn offerte naar de aanbesteder verzonden. De aanbesteder stelt dat hij deze e-mail één minuut te laat heeft ontvangen en dat hij de offerte om die reden van verdere beoordeling heeft uitgesloten. De ondernemer stelt dat die uitsluiting niet terecht is.

Naar het oordeel van de Commissie zal iedere redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijver hetgeen in de nadere offerteaanvraag is bepaald ten aanzien van de uiterste termijn voor het indienen van de nadere offertes uitleggen in de zin dat de sluitingstermijn voor het inleveren van de offertes afliep op 28 augustus 2018 om 12:00 uur en dat wanneer een offerte op dat moment niet in het bezit was van de aanbesteder, die offerte zou worden uitgesloten van beoordeling.

De Commissie komt tot het oordeel dat voor het antwoord op de vraag of de offerte tijdig is ingediend, bepalend is of de aanbesteder die offerte op de aangegeven datum en het aangegeven tijdstip feitelijk in zijn macht heeft, in die zin dat hij vanaf dát moment de interne doorgeleiding kan beheersen van de e-mail, met daarin de offerte van de ondernemer, naar de mailbox die behoort bij het in de offerteaanvraag genoemde e-mailadres voor indiening van de offerte. Naar het oordeel van de Commissie is dat moment aangebroken wanneer die e-mail is afgeleverd op de externe mailrelay van de aanbesteder.

De Commissie stelt vast dat uit de door de aanbesteder verstrekte informatie blijkt dat de e-mail van de ondernemer met daarin zijn offerte is afgeleverd op de externe mailrelay van de aanbesteder op 28 augustus 2018, ná 12:00 uur. Dit betekent dat de ondernemer zijn offerte te laat heeft ingediend. De Commissie oordeelt dat de aanbesteder de offerte van de ondernemer terecht van de beoordeling heeft uitgesloten en acht de klacht ongegrond.

Aan het eind van het Advies beveelt de Commissie aanbestedende diensten aan om in een geval als het onderhavige de nadere offertes niet per e-mail te laten indienen, althans niet zonder dat is voorzien in bepaalde waarborgen ter voorkoming van een mogelijke inbreuk op art. 2:108 Aw 2012.