Advies 497: Medewerkers niet verplicht om dienstreizen via de opdrachtnemer te boeken

De klacht ziet op een Europese openbare procedure voor een raamovereenkomst met één ondernemer voor diensten voor buitenlandse (dienst-)reizen.

Klachtonderdeel 1

In dit klachtonderdeel stelt de ondernemer zich op het standpunt dat de omvang van de raamovereenkomst onvoldoende bepaald is doordat de medewerkers van aanbesteder niet verplicht zijn via de opdrachtnemer te boeken.

Met het oog op de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie dient de omvang van de raamovereenkomst voldoende transparant en de opdracht voldoende bepaald te zijn.

Uit de aanbestedingsstukken blijkt dat de aanbesteder alle diensten voor buitenlandse reizen onder het bereik van de onderhavige raamovereenkomst heeft gebracht. Daarbij heeft aanbesteder echter voor de meeste medewerkers de mogelijkheid volledig opengelaten dat zij geen gebruik maken van de raamovereenkomst en zelf hun buitenlandse reizen elders boeken.

In 2017 werd ter waarde van € 1.000.000 aan dienstreizen via reisbureaus ingekocht en voor een bedrag van € 2.000.000 door de medewerkers zelf. Uit deze cijfers blijkt dat de omvang van de opdracht nogal kan variëren. Een omzet van ongeveer € 1.000.000 per jaar lijkt aannemelijk, maar kan ook twee of zelfs drie keer zoveel worden. Dit is niet afhankelijk van de reisbehoeftes binnen aanbesteder, maar van de keuzes die zijn medewerkers in het kader van die reizen maken. Dat kan de bepaling van de tarieven moeilijk maken, zeker nu tarieven moeten worden gegeven voor twee, maar mogelijk ook zes jaar. Niet is gebleken dat kan worden geoffreerd op basis van een staffel of dat de tarieven kunnen worden bijgesteld bij een omzet boven of onder een bepaald bedrag. De Commissie is van oordeel dat de omvang van de opdracht onvoldoende is bepaald en acht klachtonderdeel 1 gegrond.

Klachtonderdeel 2

In dit klachtonderdeel stelt de ondernemer zich op het standpunt dat de aanbesteder de boekingen die hij aan zijn medewerkers vergoedt – in 2017 ter waarde van € 2.000.000 – ook moet aanbesteden.

Met het slagen van het eerste klachtonderdeel komt de Commissie niet meer aan de behandeling van het tweede klachtonderdeel toe.

Ten overvloede merkt de Commissie nog op dat ook voor de door de medewerkers geboekte dienstreizen een aanbestedingsplicht geldt indien met deze opdrachten de drempelwaarde van € 221.000 wordt overschreden.