Advies 494 : Verzoek tot deelneming ten onrechte als ongeldig terzijde gelegd vanwege overschrijden maximaal toegestane aantal woorden?

De klacht ziet op een Europese niet-openbare procedure voor een raamovereenkomst met meerdere ondernemers voor diensten voor grafische vormgeving.

Volgens de ondernemer is zijn verzoek tot deelneming ten onrechte als ongeldig terzijde gelegd vanwege het overschrijden van het maximaal toegestane aantal woorden in de visuele uitwerking van de referentieopdracht voor kerncompetentie 1.

In de visuele uitwerking van het grafisch design heeft de ondernemer pagina’s uit het huisstijlhandboek opgenomen dat hij heeft ontwikkeld in het kader van de referentieopdracht. De tekst uit het huisstijlhandboek had volgens de ondernemer niet meegeteld mogen worden voor het bepalen van het aantal woorden toelichting.

De Commissie is van oordeel dat de aanbesteder de woorden in de tekst van het huisstijlhandboek terecht heeft meegeteld in het kader van het maximaal aantal toegestane woorden.

Naar het oordeel van de Commissie wordt in de tekst van de in figuur 6 opgenomen pagina’s uit het huisstijlhandboek een toelichting gegeven op de in de referentieopdracht ontwikkelde huisstijl. Dat de toelichting op de huisstijl in het huisstijlhandboek is geschreven voor de opdrachtgever van de betreffende referentieopdracht en niet met het oog op de onderhavige aanbesteding, maakt in het kader van het maximaal aantal toegestane woorden niet uit. De opgenomen tekst is inhoudelijk relevant voor de vraag of de ondernemer voldoet aan kerncompetentie 1. (Mede) aan de hand van de tekst op de pagina’s van het huisstijlhandboek kan worden beoordeeld of de ondernemer in staat is een creatief grafisch design, in dit geval een huisstijl, te ontwerpen. Alleen woorden in een tekst die slechts van inhoudelijke aard zijn voor de uitgevoerde opdracht, in die zin dat ze niets te maken hebben met het ontwerp of de vormgeving van de referentieopdracht en die zijn opgenomen in een communicatiemiddel, zoals bijvoorbeeld een folder, een brochure of een nieuwsbrief, worden niet meegeteld.

Nu de ondernemer het maximaal aantal toegestane woorden bij de visuele uitwerking van het grafisch design in het kader van kerncompetentie 1 (ruimschoots) heeft overschreden, is er naar het oordeel van de Commissie sprake van een gebrek in het verzoek tot deelneming. Dit gebrek leent zich niet voor herstel, nu met het schrappen van de tekst in het huisstijlhandboek in werkelijkheid een nieuw verzoek tot deelneming zou worden ingediend.

De Commissie is van oordeel dat de aanbesteder het verzoek tot deelneming van ondernemer terecht als ongeldig terzijde heeft gelegd zonder de ondernemer nog in de gelegenheid te stellen het gebrek in zijn verzoek tot deelneming te herstellen en acht de klacht ongegrond.